Beleidsontwikkeling
De puzzelstukjes
Organise IT richt zich in het bijzonder op het maken van beleidsplannen voor de ICT binnen een organisatie. Om tot een dergelijk plan te komen zijn minimaal de volgende ingrediënten noodzakelijk.
- De strategie van de organisatie. ICT is voor veel organisaties ondersteunend aan het primaire proces. Daardoor zal de vraag van de gebruikersorganisatie in principe leidend moeten zijn. Echter, de ontwikkelingen op de ICT-markt gaan dusdanig snel en zijn vaak zo vernieuwend dat hier een eigen verantwoordelijkheid ligt voor de ICT-afdeling binnen een organisatie. Zij zal ICT-ontwikkelingen moeten volgen, deze moeten toetsen aan die strategie, en desgewenst ongevraagd hierover een advies moeten uitbrengen aan de gebruikersorganisatie. Het eerste puzzelstukje: het balanceren tussen vraag en aanbod in samenhang met de strategie van een organisatie.
- Middelen, veelal vertaald in financiële middelen. Zoals overal en altijd, en zeker anno 2004, zijn deze middelen begrensd. De kunst hierbij is om zoveel mogelijk te realiseren binnen het gestelde kader van middelen. Hier zitten echter vaak twee addertjes onder het gras. Ten eerste bestaan er dikwijls afhankelijkheden tussen hetgeen allemaal gerealiseerd moet worden. Hierop wordt bij het derde puzzelstukje teruggekomen. Het tweede punt is dat financiën alleen een te beperkt beschouwingsgebied is. Ook het kwaliteitsniveau dient hierin betrokken te worden; het gaat om de prijs/prestatie verhouding, waarbij het gewenste kwaliteitsniveau in belangrijke mate bepaald wordt door de vraag van de organisatie (het eerste puzzelstukje).
- ICT activiteiten. Veel activiteiten binnen de ICT, vaak uitgevoerd in projectverband, kennen een onderlinge afhankelijkheid. Dit betekent dat sommige activiteiten volgordelijk afgehandeld moeten worden en anderen parallel kunnen worden uitgevoerd. Aan activiteiten moet de dimensie tijd worden meegegeven. Men moet zich goed realiseren dat er vaak ook afhankelijkheden met externe (buiten het eigen verantwoordelijkheidsgebied) activiteiten bestaan. En daarmee hebben we het derde puzzelstukje in de vorming van beleid te pakken.
- Mensen / Personeel. Vaak wordt dit ondergebracht bij organisatiecultuur. Dit begrip is echter te omvattend. Daarom moet men zich hierin beperken. De factoren die in dit kader een rol spelen zijn opleidingsniveau en kostenontwikkeling op het gebied van salariëring in relatie tot de markt. Ook het draagvlak is een niet onbelangrijk element, maar goede invulling van en communicatie over de genoemde factoren zorgen hier bijna automatisch voor. Daarmee is weer een nieuw element toegevoegd aan de puzzel. Men zal een balans moeten zien te vinden tussen stabiliteit (vast personeel) en flexibiliteit (externen). Het kennisaspect vormt hierin een belangrijk onderdeel voor het vinden van een weg hierin.
De hiervoor beschreven puzzel, waarin elementen met hun onderlinge samenhang zijn benoemd, staat weergegeven in onderstaande figuur.
